Описание структуры предприятия

Предприятие, учет которого ведется в программе, может быть представлено как одним юридическим лицом (или физическим, имеющим наемных сотрудников), так и несколькими. Любое такое юридическое или физическое лицо в программе называется организацией и описывается в справочнике Организации. Таким образом, под предприятием понимается одна или несколько организаций.

Если предприятие состоит из одной организации, то при работе с программой (при вводе документов и т. п.) нет необходимости явно указывать в них организацию. Поле для указания организации не показывается в формах. При добавлении в программу сведений о второй организации поле автоматически начинает отображаться во всех формах, где требуется выбор организации, и становится возможным просмотреть список организаций.

Если предприятие состоит из нескольких организаций, то его учет можно вести как в одной общей информационной базе, так и в нескольких независимых, разделенных по числу организаций или по некоторым произвольным комбинациям организаций.

Объединять учет нескольких организаций удобно, если они тесно связаны между собой. В общей информационной базе однотипные сведения, используемые разными организациями (например, персональные данные сотрудников, начисления и удержания), требуется вводить один раз.

Даже если в одной информационной базе ведется учет нескольких организаций, то имеется возможность определенным пользователям предоставить доступ только к определенным организациям. Подробнее о настройке доступа см. приложение 2 «Сервисные возможности и администрирование».

Примечание

В программе не предусмотрена автоматизация процессов, связанных с реорганизацией (слиянием, присоединением, выделением, разделением, преобразованием) предприятия.

В программу помимо общих сведений о самой организации должны быть внесены сведения о ее структуре. Место работы любого сотрудника (оформленного по трудовому договору) в ней характеризуется подразделением (где работает: департамент, отдел, цех, участок и т. п.), а также должностью (кем работает в этом подразделении).

Таким образом, структура организации в программе описывается набором подразделений. В самом простом случае в программе должно быть описано одно подразделение.

Описанная в программе структура организации, информация о ее подразделениях используются в различных целях:

■ для ведения кадрового учета – подразделение указывается в кадровых приказах, отчетных формах;

■ при начислении зарплаты – начисленные суммы учитываются с привязкой к подразделениям, что позволяет анализировать зарплату по каждому подразделению в отдельности;

■ при выплате зарплаты – ведомости на выплату можно формировать отдельно по подразделениям;

■ при исчислении НДФЛ – суммы налога учитываются с привязкой к подразделениям, что важно, если подразделение зарегистрировано в налоговом органе, отличном от места регистрации самой организации (территориально обособленное подразделение).

Примечание

При выборе используемых возможностей программы можно указать, что расчет и выплата зарплаты выполняются по организации в целом. В этом случае нельзя будет документы начисления и выплаты зарплаты вводить и заполнять отдельно по подразделениям. Эту возможность удобно использовать, если в организации немного подразделений и все документы по ним вводит один пользователь одновременно.

Кроме того, для подразделения можно указывать особенности, которые будут учитываться для всех его сотрудников: как отражается в бухгалтерском учете зарплата сотрудников этого подразделения; в каком месте производится выплата зарплаты этим сотрудникам; каковы особенности расчета страховых взносов, территориальные особенности для отчетности в ПФР и т. п. Это позволяет не уточнять такие особенности для каждого сотрудника. Тем не менее многие особенности можно дополнительно уточнить и для отдельного сотрудника.

Примечание

При описании структуры организации в программе необходимо учитывать, что она считается единой для всех перечисленных целей: кадрового учета, расчета зарплаты, налогового учета, формирования отчетности и т. п.

При этом в программе также имеется возможность отражать работу на различных территориях без оформления перемещения между подразделениями (см. ниже).

Программа позволяет описать иерархическую структуру организации любого уровня сложности: любые подразделения могут являться вышестоящими для других подразделений. При этом особенности, заданные для вышестоящих подразделений, автоматически распространяются на подразделения нижнего уровня. Если особенности нижестоящих подразделений отличаются от особенностей вышестоящих, то это следует указать в их карточках.

Структура организации может меняться: могут появляться новые подразделения, расформировываться имеющиеся. В программе можно отражать эти факты и работать со списком только актуальных подразделений (подробнее см. главу Ведение штатного расписания).

Обособленные подразделения

Законодательством (трудовым, налоговым, о страховых взносах и т. п.) для территориально обособленных подразделений организации установлены определенные особенности учета и представления отчетности, причем эти особенности зависят от степени обособленности подразделения.

В программе имеется возможность описать территориально обособленные подразделения двух видов:

■ Не имеющие отдельного баланса, расчетного счета и не начисляющие самостоятельно зарплату своим сотрудникам.

Если такие подразделения имеют собственную организационную структуру, то она описывается путем добавления нижестоящих подразделений.

В отличие от обычного, для такого подразделения можно указать:

что оно зарегистрировано в другом налоговом органе и в соответствии с налоговым законодательством формирует собственную, отдельную отчетность по НДФЛ;

территориальные особенности: иные размеры районного коэффициента, территориальные условия для отчетности в ПФР;

сведения о регистрации в территориальном органе Росстата.

Других особенностей такие подразделения не имеют. По ним нельзя сформировать отдельную отчетность по страховым взносам, нельзя вести отдельный кадровый учет и т. п.

■ Имеющие отдельный баланс, расчетный счет и начисляющие зарплату своим сотрудникам. Такие подразделения описываются в справочнике Организации наряду с самими организациями. Для каждого такого подразделения обязательно указывается головная организация – та, чьим подразделением оно является.

В целом учет по таким подразделениям не отличается от учета по обычным (головным) организациям:

для них описывается собственная организационная структура, причем среди их подразделений можно описать и обособленные подразделения первого вида;

оформляются кадровые документы (приемы, переводы и т. п.) с указанием такого подразделения в качестве организации;

зарплата и взносы начисляются отдельно, формируется отдельная регламентированная отчетность (по страховым взносам и т. п.).

Однако указание, что это именно обособленные подразделения определенной головной организации, важно и необходимо. Например, перемещение сотрудника из одного такого подразделения (или головной организации) в другое (или в головную организацию) можно оформить в программе именно кадровым переводом, а не увольнением и приемом. А при расчете страховых взносов, согласно законодательству, при определении облагаемой базы учитывается доход сотрудника с начала года в целом по организации, а не только по текущему обособленному подразделению. Если сотрудник перемещается между такими обособленными подразделениями (или головной организацией), то расчет страховых взносов может быть произведен неверно.

В связи с этим учет по головной организации и всем ее обособленным подразделениям рекомендуется вести в одной информационной базе.

Подробнее про управленческую и регламентированную структуры предприятия см. в главе Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Территории выполнения работ

Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ на различных территориях: удаленные офисы или участки, вахтовые поселки, морские суда, скважины и др.

При этом территории труда могут быть как постоянными для сотрудника, так меняться с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня).

От территории выполнения работ могут зависеть, например:

■ оплата труда: районный коэффициент и др.;

■ расчет страховых взносов;

■ учет НДФЛ для уплаты в различные ИФНС;

■ страховой стаж для отчетности в ПФР;

■ права на отпуска;

■ отражение затрат в бухучете.

Помимо подразделений в программе имеется возможность описать территории, работу на которых требуется отличать с той или иной целью. При этом структура территорий не связывается со структурой подразделений.

Аналогично карточке подразделения в карточке территории указываются ее особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих на этой территории.

Учет по территориям доступен, если соответствующая возможность выбрана в учетной политике организации.

Отразить работу сотрудника на определенной территории можно как кадровыми документами, так и табелем учета рабочего времени (эти документы рассмотрены в следующих главах).

Также предусмотрен документ Перемещение между территориями для массового перемещения сотрудников между территориями.

Сведения об организациях, необходимые для автоматического заполнения форм отчетности, а также для расчета и учета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, вводятся и редактируются в карточке организации на нескольких закладках.

В карточке организации следует ввести варианты ее наименования, предназначенные для отображения в экранных и печатных формах, а также коды, присвоенные инспекцией ФНС, фондами и органом статистики.

Следует перечислить руководителей и других ответственных лиц, чьи данные будут автоматически подставляться в печатные формы документов и отчетов.

Если в информационной базе ведется учет нескольких организаций, то следует указать префикс. Этот префикс будет добавляться к номерам документов в экранных формах. Благодаря префиксу документы разных организаций в общих журналах будут легко различаться.

Для удобства заполнения различных документов в карточке подразделения (Кадры – Штатное расписание – Подразделения организаций) можно указать характерный для всех (или большинства) его сотрудников график работы. Этот график будет использоваться для подстановок в документы по умолчанию. Непосредственно на расчет зарплаты указанный для подразделения график не влияет. По умолчанию график подразделения заполняется значением, указанным в карточке организации.

Если в структуре организации имеются подразделения, являющиеся обособленными с точки зрения НК РФ, то в программе это отмечается специальным флажком. Флажок доступен, если в карточке организации указано, что она имеет обособленные подразделения.

После установки флажка появляется возможность для подразделения указать собственную регистрацию в налоговом органе. Эта информация используется при формировании отчетности по НДФЛ. Также появляется возможность указать размер районного коэффициента, отличающийся от размера коэффициента самой организации.

Аналогично настройкам организации для подразделения можно указать собственный способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете, территориальные условия для отчетности в ПФР и место выплаты заработной платы сотрудникам этого подразделения. Эти настройки имеет смысл редактировать, если они отличаются от аналогичных настроек, принятых по организации в целом.

Если в карточке организации указано, что используется труд членов экипажей морских судов (для них расчет страховых взносов производится по специальному тарифу), то в карточке подразделения можно указать, что оно соответствует такому судну. Тогда страховые взносы всех сотрудников этого подразделения будут рассчитываться по такому тарифу.

В отличие от настроек места выплаты организации, для подразделения также имеется возможность указать, что выплата зарплаты его сотрудникам производится раздатчиком, и выбрать соответствующего раздатчика (подробнее см. в главе Выплата зарплаты).

В программе место работы любого сотрудника, оформленного по трудовому договору, помимо подразделения характеризуется должностью (кем он работает в этом подразделении).

Под должностью в программе подразумеваются не только непосредственно должности, но и профессии, специальности и т. п., по которым сотрудники выполняют в организации работу в соответствии с трудовым договором – другими словами, «трудовые функции» сотрудника. Должности в программе описываются в одноименном справочнике.

Примечание

Кроме наименования, использующегося для включения в различные регламентированные формы по труду и отчеты, для должности в программе можно указать ряд дополнительных сведений, которые будут использоваться в различных целях для всех сотрудников, ее занимающих:

■ влияющие на исчисление страховых взносов (об их влиянии см. главу Страховые взносы и отчетность в фонды). Эти сведения можно указать, если соответствующие особенности отмечены в учетной политике любой организации;

■ используемые при формировании отчетности персонифицированного учета для ПФР (см. главу Страховые взносы и отчетность в фонды);

■ используемые для ведения воинского учета и формирования отчетности для военкоматов (см. главу Ведение воинского учета). Эти сведения можно указать, если такая возможность выбрана в настройках кадрового учета.

Помимо использования в целях ведения кадрового учета, должности могут указываться непосредственно в различных документах (отчетах), печатные формы которых требуют указания ответственных лиц и их должностей.

Если помимо должностей на предприятии при ведении кадрового учета используются их классы (категории), разряды, например «Токарь 6 разряда», то они могут указываться в штатном расписании организации наряду с должностью, если выбрана соответствующая возможность ведения штатного расписания. Кроме того, можно указывать фактический разряд сотрудника согласно указанной для должности тарифной группе, который может отличаться от разряда, предусмотренного штатным расписанием. Для этого должна быть выбрана возможность программы «Использовать тарифные группы». Другие особенности работы с должностями, проявляющиеся при задействовании возможности ведения в программе штатного расписания, описаны в следующей главе.

Условия труда

Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ в различных условиях труда без изменения их должности (позиции): в рентгеновском кабинете и в «обычном» кабинете, в горячем цеху и «нормальном» и т. п.

При этом условия труда могут быть как постоянны для сотрудника, так меняться с некоторой периодичностью (даже в течение дня).

От условий выполнения работ могут зависеть, например:

■ оплата труда: надбавка за вредность и др.;

■ расчет страховых взносов;

■ страховой стаж для отчетности в ПФР.

Помимо должностей и их особенностей в программе имеется возможность описать различные подобные условия. В их карточке указываются особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих в этих условиях даже на одной и той же должности.

Учет условий доступен, если соответствующая возможность выбрана в учетной политике организации.

Работу в тех или иных условиях предполагается регистрировать табелем учета рабочего времени (рассмотрен в главе Учет времени).